Magang September

Magang Minggu Ke-2 

Minggu kedua magang, diawali dengan kegiatan pemberian materi oleh mentor mengenai sistem operasional yang digunakan di front office. Dalam kegiatan ini, saya mendapatkan pemahaman lebih lanjut mengenai menu-menu yang ada pada sistem beserta fungsinya, serta cara mengoperasikan sistem ketika tamu menambahkan tagihan. Kegiatan ini dihadiri oleh seluruh peserta magang New Sunari Lovina Beach Resort untuk divisi front office, yang juga menjadi acara perkenalan yang lebih mendalam dengan rekan-rekan magang lainnya. Berikut dokumentasi setelah kegiatan selesai.

dokumentasi setelah kegiatan pemberian materi

Pada minggu kedua, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) dan shift siang (13.00-18.00). Kegiatan yang saya lakukan berfokus pada pemahaman lebih mendalam tentang operasional front office, termasuk pelayanan tamu, proses administrasi dan koordinasi dengan departemen lain. Saya melayani tamu yang melakukan check-in dan check-out, mengantar tamu ke kamar mereka serta memberikan informasi mengenai fasilitas yang tersedia. Selain itu, saya juga membantu tamu dalam proses pindah kamar dan memastikan tamu yang belum check-out melakukannya tepat waktu dengan melakukan kunjungan ke kamar mereka.

dokumentasi melayani check-in

Selama minggu ini saya juga telah membuat Expected Arrival (EA) dan mengecek City Ledger (CL). EA digunakan untuk mengelompokkan tamu yang memiliki reservasi grup atau reservasi beberapa kamar dengan satu nama, bertujuan untuk memudahkan pendataan kedatangan tamu dan pengelolaan kunci kamar. Sementara itu, CL digunakan untuk mencocokkan reservasi online tamu dengan voucher. Pembuatan EA dan CL ini tentunya saya tetap didampingi oleh rekan magang saya yang lainnya, yang telah lebih dahulu menjalani magang. Saya juga membuat kwitansi untuk tamu yang melakukan pembayaran atas tagihan tambahan selama menginap. 

dokumentasi pembuatan EA

dokumentasi pembuatan CL

Secara keseluruhan, pada minggu kedua magang ini memperkuat pemahaman saya mengenai operasional front office, meningkatkan keterampilan pelayanan tamu dan menambah pemahaman mengenai sistem pembayaran.

Magang Minggu Ke-3

Pada minggu ketiga magang, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) dan shift siang (13.00-18.00), dimana saya menjalani shift pagi sebanyak dua kali dan shift siang sebanyak empat kali. Kegiatan yang saya lakukan di minggu ini lebih banyak melayani check-in tamu, dikarenakan saya lebih sering mendapatkan shift siang, waktu yang biasanya digunakan untuk check-in tamu. Proses check-in ini meliputi registrasi tamu melalui sistem reservasi dengan memasukkan data yang diperlukan, seperti paspor atau ID tamu (kartu tanda penduduk). Setelah registrasi selesai, saya menjelaskan detail reservasi, fasilitas yang tersedia, waktu maksimum check-out serta menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh tamu. Seluruh proses ini masih dalam pengawasan senior saya dan ditemani oleh rekan magang yang lainnya.

dokumentasi melayani check-in

Selain melayani check-in, saya juga bertugas menyambut tamu yang datang, mengantarkan mereka ke kamar, dan membantu membawa barang-barang mereka. Selama aktivitas ini, saya juga mencoba memberikan informasi kepada tamu mengenai fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh New Sunari Lovina Beach Resort, seperti restoran, spa, kolam renang, pantai dan layanan laundry, serta jam operasional dari masing-masing fasilitas. Aktivitas ini masih didampingi oleh rekan magang saya, sambil saya belajar hal-hal yang sekiranya perlu ditingkatkan.

dokumentasi menjelaskan fasilitas kepada tamu

Pada minggu ini saya juga membuat kwitansi untuk tamu yang memiliki tagihan tambahan, seperti pemesanan extra bed. Kwitansi ini dibuat secara tertulis dan dikumpulkan sebagai bukti pembayaran. Adapun kegiatan lainnya yang saya lakukan adalah melayani check-out tamu selama menjalani shift pagi. Setelah tamu check-out, saya menginformasikan tim housekeeping untuk segera membersihkan kamar yang sudah check-out menggunakan handy talkie. Saya juga bertugas membuat Expected Arrival (EA) untuk tamu yang menggunakan satu nama dalam reservasi beberapa kamar dan untuk reservasi grup, sekaligus mengelola kunci kamar tersebut untuk memudahkan proses check-in nantinya.

dokumentasi pembuatan kwitansi

Secara keseluruhan, pada minggu ketiga magang saya ini, saya lebih banyak melayani check-in dan check-out tamu. Adapun hal baru yang telah saya pelajari dan lakukan pada minggu ini adalah memberikan informasi langsung kepada tamu mengenai seluruh fasilitas yang ada, baik fasilitas di dalam kamar maupun fasilitas umum di luar kamar.  

Magang Minggu Ke-4

Pada minggu keempat magang, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) dan shift siang (13.00-18.00), dimana saya menjalani shift pagi sebanyak dua kali dan shift siang sebanyak empat kali. Shift pagi diawali dengan mengecek City Ledger (CL) dan membuat Expected Arrival (EA) untuk memeriksa reservasi tamu dan mempermudah pemberian kunci pada saat check-in. Hal ini bertujuan untuk memastikan kelancaran seluruh proses administrasi. Selama shift pagi, saya juga melayani check-out tamu, berkoordinasi dengan housekeeping melalui handy talkie untuk membersihkan kamar yang sudah ditinggalkan, dan membantu tamu membawa barang mereka menuju lobby. 

Selain itu, saya membuat kwitansi untuk tamu yang telah membayar tagihan serta melakukan pendataan koper tamu dari reservasi grup yang akan check-in. Koper-koper ini dicatat sesuai nomor kamar dan dikelompokkan, lalu ditempatkan di kamar masing-masing, sehingga tamu hanya perlu melakukan registrasi dan langsung menuju kamar mereka saat check-in. Pengelompokkan kunci kamar ini disesuaikan dengan expected arrival yang telah dibuat sebelumnya.

dokumentasi pengelompokkan kunci kamar

Di sela-sela aktivitas, saya juga belajar mengendarai buggy car yang digunakan untuk mengantar tamu ke kamar dengan jarak yang cukup jauh atau sesuai kebutuhan. Pembelajaran ini dilakukan di bawah pengawasan rekan magang yang sudah bisa menguasai cara mengendarai buggy car. Ketika waktu maksimum check-out telah tiba dan terdapat tamu yang belum melakukan check-out, saya melakukan kunjungan ke kamar untuk mengingatkan tamu bahwa sudah waktunya untuk check-out. Hal ini bertujuan untuk memastikan kamar siap dibersihkan oleh tim housekeeping sebelum jam check-in berikutnya.

dokumentasi latihan mengendarai buggy car

dokumentasi melakukan kunjungan kamar

Selama shift siang, saya melayani tamu yang datang untuk check-in, mengantar mereka ke kamar, serta menjelaskan fasilitas yang tersedia di kamar maupun area resort, seperti restoran, kolam renang, spa dan lainnya. Pada shift siang ini, saya juga mengamati dan mempelajari cara pembayaran menggunakan kartu, ketika tamu datang menambahkan tagihan selama menginap.  

Secara keseluruhan, pada minggu keempat ini saya kembali fokus pada pelayanan check-in dan check-out, serta membantu membawa barang tamu. Adapun hal baru yang saya pelajari adalah cara menangani pembayaran menggunakan kartu dan latihan mengendarai buggy car untuk pelayanan tamu.

Magang Minggu Ke-5

Pada minggu kelima magang, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) sebanyak dua kali, dan shift siang (13.00-18.00) sebanyak empat kali. Kegiatan yang saya lakukan pada minggu ini sama seperti minggu-minggu sebelumnya, dimana ketika saya mendapatkan shift pagi, saya terlebih dahulu membuat expected arrival (EA) dan mengecek city ledger (CL) untuk memeriksa reservasi tamu dan memastikan proses administrasi nantinya berjalan dengan lancar. Expected arrival ini nantinya akan memudahkan pengelompokan kunci kamar untuk tamu yang memesan lebih dari satu kamar dengan menggunakan satu nama dalam reservasi, serta tamu yang datang secara grup dengan travel agent mereka. Nomor-nomor kunci pada expected arrival ini akan dikelompokkan, sehingga pada saat tamu check-in, kunci kamar sudah disiapkan. Setelah itu, saya melayani tamu yang check-out, berkoordinasi dengan housekeeping melalui handy talkie untuk membersihkan kamar, serta membantu tamu membawa barang menuju lobby. 

Sementara itu, pada shift siang, kegiatan saya yaitu melayani check-in tamu, mengantar mereka menuju kamar, menjelaskan fasilitas yang tersedia di dalam kamar maupun fasilitas umum pada resor, serta menyambut tamu yang datang. Selama shift siang ini, saya juga memperhatikan dan mempelajari cara menangani tamu yang membua reservasi melalui WhatsApp, mulai dari membalas pesan calon pelanggan, memberikan price list, serta mencari kamar yang tersedia. Shift siang pada minggu ini kami juga kedatangan tamu grup yang membawa banyak barang, dimana barang-barang yang berupa koper ini akan didata sesuai letak kamarnya dengan mencocokkan nama yang tertera pada koper dengan nama yang ada pada reservasi. Koper-koper ini nantinya akan diberikan nomor kamar, lalu diantar ke kamar masing-masing.

dokumentasi melakukan pendataan koper

dokumentasi membawa koper menuju kamar

Secara keseluruhan, pada minggu kelima magang ini saya kembali melayani check-in dan check-out tamu. Adapun hal baru yang saya pelajari adalah cara menangani reservasi yang dilakukan melalui WhatsApp serta melakukan pendataan pada koper-koper tamu dan memasukkannya ke kamar masing-masing.