Magang Oktober

Magang Minggu Ke-6

Pada minggu keenam magang, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) sebanyak satu kali, dan shift siang (13.00-18.00) sebanyak lima kali. Kegiatan yang saya lakukan pada minggu ini sama seperti minggu-minggu sebelumnya, dimana ketika saya mendapatkan shift pagi, saya terlebih dahulu membuat expected arrival (EA) dan mengecek  city ledger (CL). Setelah itu dilanjutkan dengan melayani check-out tamu, berkoordinasi dengan housekeeping melalui handy talkie untuk segera membersihkan kamar yang sudah ditinggalkan. Selain itu, saya juga menangani pembayaran tagihan tamu yang masih belum terselesaikan, seperti pembayaran pada restoran untuk makan siang dan makan malam. Pembayaran ini dilakukan secara tunai, dimana setelah dilakukan pembayaran saya membuat kwitansi pembayaran secara tertulis. Sedangkan untuk pembayaran menggunakan kartu, dilakukan menggunakan mesin pembayaran yang digunakan. Nota yang dihasilkan akan diberikan kepada tamu dan satu lagi disimpan sebagai bukti transaksi. Menangani pembayaran menggunakan kartu ini merupakan hal baru yang saya lakukan, sehingga pada saat itu saya masih ditemani dengan senior saya.

Sementara itu, pada shift siang, saya kembali melayani check-in tamu, mengantar mereka ke kamar, membantu membawa barang menuju kamar serta menjelaskan berbagai fasilitas yang tersedia di resor seperti restoran, kolam renang, spa dan lainnya. Saya juga berkesempatan menangani pendataan koper-koper tamu dengan reservasi grup, mencatatnya sesuai nomor kamar, dan memastikan koper-koper tersebut dikirim ke kamar yang tepat.

dokumentasi mengantar tamu menuju kamar

dokumentasi menjelaskan fasilitas kamar

Secara keseluruhan, pada minggu ini saya melanjutkan tugas-tugas rutin dalam melayani check-in dan check-out tamu. Adapun hal baru yang saya pelajari dan lakukan adalah menangani pembayaran menggunakan kartu, dimana sebelumnya hanya terbatas pada pembayaran secara tunai. 

Magang Minggu Ke-7

Pada periode ini, saya menjalani satu kali shift pagi (07.00-13.00) dan lima kali shift siang (13.00-18.00), dengan satu hari libur. Adapun kegiatan utama selama shift pagi meliputi membuat Expected Arrival (EA), mengelompokkan kunci kamar sesuai dengan expected arrival, melayani check-out tamu, berkoordinasi dengan housekeeping untuk membersihkan kamar yang sudah check-out, membantu tamu membawa barang-barangnya menuju lobby serta menangani pembayaran tagihan tamu, baik secara tunai maupun menggunakan kartu.

dokumentasi pick-up luggages

dokumentasi membuat kwitansi pembayaran tunai

Selama shift siang, saya melayani check-in tamu, membantu tamu membawa barang menuju kamar, menjelaskan fasilitas yang tersedia di dalam dan di luar kamar, seperti restoran, kolam renang dan spa sekaligus jam operasionalnya, serta menyambut tamu yang datang. Saya juga melakukan pendataan koper untuk tamu grup kemudian memasukkan koper-koper tersebut sesuai nomor kamar masing-masing.

Secara keseluruhan, saya melanjutkan tugas rutin melayani check-in dan check-out tamu dengan tambahan pengalaman dalam menangani pembayaran serta pendataan koper untuk tamu yang membooking kamar secara berkelompok atau group.

Magang Minggu Ke-8

Pada minggu kedelapan magang, saya bekerja pada shift pagi (07.00-13.00) sebanyak tiga kali, dan shift siang (13.00-18.00) sebanyak tiga kali. Kegiatan yang saya lakukan pada minggu ini sama seperti minggu-minggu sebelumnya, dimana setiap harinya saya melanjutkan tugas rutin, seperti melayani check-in dan check-out tamu. Namun, ada hal baru yang telah saya pelajari pada minggu ini.

Pada saat shift pagi, saya memulai dengan membuat Expected Arrival (EA) dan mengecek City Ledger (CL) untuk keperluan administrasi tamu yang akan melakukan check-in pada hari ini dan ketika check-out. Proses check-out menjadi bagian penting dari tugas saya, dimana saya membantu tamu membawa barang-barangnya ke lobby, melakukan check-out pada sistem, dan menginformasikan kepada housekeeping untuk segera membersihkan kamar yang sudah ditinggalkan. Kemudian, saya juga menangani pembayaran tagihan tamu secara tunai dan melalui kartu, sekaligus mengumpulkan bukti pembayaran tersebut menjadi satu.

dokumentasi melayani panggilan telepon hotel

dokumentasi pembuatan expected arrival

Pada saat shift siang, saya menyambut tamu yang baru tiba sekaligus membantu membawa barang yang dibawa menuju lobby. Saya juga melayani proses check-in, lalu mengantar tamu ke kamar, kembali membantu barang yang dibawa dan menjelaskan berbagai fasilitas resor secara lengkap. Adapun hal baru yang telah saya pelajari pada minggu ini yaitu mempelajari cara menggunakan telepon hotel untuk melayani panggilan masuk. Pada tahap ini, saya diarahkan oleh senior serta teman-teman magang lainnya mengenai cara menggunakan telepon ini sekaligus tata cara melayani panggilan yang masuk. Di beberapa kesempatan, saya telah melayani panggilan masuk dan menanggapi hal-hal yang ditanyakan melalui panggilan telepon tersebut.

Secara keseluruhan, saya melanjutkan tugas rutin dengan melayani check-in dan check-out tamu sebagai tugas utama. Adapun hal baru yang telah saya pelajari yakni mempelajari cara menggunakan telepon hotel dan tata cara melayani panggilan yang masuk. Dimana pada pembelajaran ini, saya didampingi oleh senior serta rekan magang saya yang lainnya.

Magang Minggu Ke-9

Pada minggu kesembilan ini, saya menjalani dua kali shift pagi (07.00-13.00) dan empat kali shift siang (13.00-18.00), dengan satu hari libur. Setiap hari dalam minggu ini memberikan saya kesempatan untuk mengerjakan tugas-tugas rutin pada departemen front office yang dimana dalam minggu ini saya kembali mempelajari hal baru.

Selama shift pagi, saya memulai tugas dengan mengecek City Ledger (CL) dan membuat Expected Arrival (EA). Setelah itu, saya melayani proses check-out tamu, membawa barang dari kamar menuju lobby, serta menginformasikan housekeeping melalui handy talkie agar segera membersihkan kamar yang sudah ditinggalkan. Pada saat melayani check-out, saya  menangani pembayaran tagihan tamu baik secara tunai maupun menggunakan kartu. Selain itu, saya juga melakukan kunjungan ke kamar tamu yang belum melakukan check-out, dimana waktu check-out yang telah ditentukan adalah maksimal hingga pukul 12.00 WITA. Kunjungan ini dilakukan dengan mengingatkan tamu sudah waktunya untuk check-out dan kegiatan ini dilakukan setelah pukul 12.00 WITA. 

dokumentasi pengelompokkan kunci sesuai expected arrival

Ketika shift siang, saya kembali melayani check-in tamu, mengantar tamu menuju ke kamar, membantu membawa barang serta menjelaskan fasilitas yang disediakan resor. Ketika sudah sampai di kamar tamu, saya kembali menjelaskan fasilitas-fasilitas yang telah disediakan, seperti barcode yang digunakan untuk berkomunikasi dengan resepsionis, restoran, spa dan lainnya, kemudian fasilitas yang tersedia di kamar mandi, menginformasikan laundry list, dan cara mengunci pintu kamar. Adapun hal baru yang saya pelajari di minggu ini adalah menambahkan tagihan tamu ke dalam sistem. Pada minggu ini saya berkesempatan menambahkan tagihan dari laundry yang kemudian dimasukkan ke dalam sistem, sehingga nantinya pada saat tamu melakukan check-out, semua tagihan tamu dapat terkumpul menjadi satu, yang memudahkan ketika dilakukan pembayaran. Selain laundry, adapun jenis tagihan lain yang berupa penambahan extra bed dan breakfast untuk tamu yang sebelumnya memesan kamar saja (room only) namun menginginkan reservasinya sudah termasuk dengan breakfast. 

dokumentasi menambahkan tagihan tamu ke dalam sistem

Secara keseluruhan, saya kembali melanjutkan tugas rutin serta mempelajari cara menambahkan tagihan tamu ke dalam sistem. Pada proses ini, saya dibantu oleh senior di tempat magang saya.

Magang Minggu Ke-10

Pada minggu kesepuluh magang di New Sunari Lovina Beach Resort, saya menjalani dua kali shift pagi (07.00-13.00) dan tiga kali shift siang (13.00-18.00), dengan satu hari libur. Sementara di satu hari lainnya, saya mengikuti acara Road Show Sanga-Sanga di resor.

Di shift pagi, saya memulai aktivitas dengan menyiapkan alat-alat yang diperlukan pada front desk, seperti kertas untuk print, kertas untuk membuat expected arrival, merapikan barang-barang yang ada, dan menyalakan dupa di area sekitar lobby. Setelah aktivitas ini, saya mengecek City Ledger (CL) dan membuat Expected Arrival (EA). Kemudian, saya kembali melayani check-out tamu, dan setelahnya berkoordinasi dengan housekeeping untuk segera membersihkan kamar yang telah check-out via HT, serta dalam hal ini saya juga menangani pembayaran tamu. Kegiatan melayani check-out ini dilakukan secara bergantian dengan rekan magang lainnya. Pada saat giliran rekan magang yang lain untuk melakukan check-out, saya berkeliling resor untuk mencari tamu yang sekiranya memerlukan bantuan untuk membawa barang menuju lobby. 

dokumentasi melayani check-in

dokumentasi pengecekan kunci setelah semua tamu check-out

Pada saat shift siang, saya melayani tamu yang melakukan check-in, mengantar tamu menuju kamar, membantu membawa barang yang dibawa serta memberikan penjelasan tentang fasilitas yang tersedia, baik di dalam maupun di luar kamar. Pada minggu ini saya juga kembali mendata barang-barang tamu yang melakukan reservasi secara berkelompok (group reservation) dan kemudian membawa barang tersebut sesuai dengan nomor kamar. 

dokumentasi mengikuti acara roadshow sanga-sanga

Selain rutinitas ini, saya juga berkesempatan untuk mengikuti acara Road Show Sanga-Sanga yang berlangsung di resor, dimana dalam acara ini saya bertugas untuk menangani absensi dari tamu-tamu yang hadir pada acara ini. Acara ini turut dihadiri oleh owner serta CEO dari New Sunari Lovina Beach Resort. Acara ini berlangsung dari pukul 15.00 – 23.00 WITA. 

Secara keseluruhan, pada minggu ini saya kembali melaksanakan tugas rutin saya serta mengikuti acara Road Show Sanga-Sanga di New Sunari Lovina Beach Resort.